وقعت هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف اليوم مذكرة تفاهم مع مركز إكسبو الشارقة لإعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية للمركز بناء على خطط التصنيف ومدد الإستبقاء التي تم تحديدها وفقاً لحاجات العمل بهدف جمع وتنظيم وحفظ أرصدة أرشيف ووثائق إكسبو الشارقة الورقية والإلكترونية .
وقع مذكرة التفاهم سعادة صلاح سالم المحمود مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف وسعادة سيف محمد المدفع الرئيس التنفيذي لمركز إكسبو الشارقة بحضور عدد من المدراء والمسؤولين .
وبموجب مذكرة التفاهم ستقدم الهيئة كافة أوجه الدعم خلال مراحل إعداد النظام عن طريق تنسيق إجتماعات مباشرة وإفتراضية مع الفرق المعنية من مركز إكسبو الشارقة إلى جانب الزيارات الميدانية وتقديم الاستشارات الفنية وتنفيذ الورش العملية والتطبيقية وتعميم الكتيبات التفصيلية وتسليم المركز ملفات وصناديق الحفظ المعتمدة من الهيئة والتي تحافظ على الوثائق الورقية من أية عوامل قد تؤدي إلى ضياعها أو تلفها وسيضمن نظام إدارة الوثائق الخصوصية استمرارية إنجاز الأعمال والمهام بجودة وكفاءة عالية وذلك بفضل خطط التصنيف ومدد الاستبقاء التي يتم خلالها تنظيم الوثائق والبيانات بناءً على التقسيمات المعتمدة في المركز والمدد الزمنية المحددة لكل مرحلة عمرية لكل نوع من أنواع الوثائق.
وأكد مدير عام هيئة الشارقة للوثائق والأرشيف أن المذكرة تأتي ضمن مساعي الهيئة لتنظيم الوثائق الحكومية في الإمارة وحفظ الأرشيف الحكومي والتاريخي وفق أفضل الطرق والمعايير والأنظمة الحديثة ومواصلة للأعمال التي تهدف إلى تطبيق النظام في مختلف الجهات الحكومية في الشارقة.
وقال إن المركز يمتلك سجلاً حافلاً بالمعارض والفعاليات المحلية والعالمية موضحا أن حجم الأعمال الرائدة التي يؤديها تستوجب حفظها وتوثيقها بما يتلاءم مع أساليب الحفظ المعتمدة.
من جانبه أشار الرئيس التنفيذي لمركز إكسبو الشارقة إلى أن توقيع المذكرة يجسد حرص الجانبين على تطوير أنظمة التوثيق في إمارة الشارقة تماشياً مع رؤى وتوجيهات القيادة الرشيدة في حفظ المستندات والاهتمام بها وأرشفتها وفق أفضل الطرق والأنظمة المعمول بها.
وأكد أن إعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية يجسد حرص المركز على حفظ كافة الوثائق المرتبطة بتاريخ الشارقة وتميزها وريادتها في صناعة المعارض والمؤتمرات ولا سيما ما تمتلكه من سجل حافل بالأحداث المحلية والإقليمية والعالمية وإستكمالاً لجهود المركز الرامية إلى أتمتة العمل ليكون داعماً للموظفين في تأدية أعمالهم اليومية من خلال توفير الوقت والجهد والوصول لجميع الوثائق الورقية والإلكترونية بسرعة ودقة عالية.
وتبرز أهمية تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية باعتباره المرجع الرئيس في الوصول إلى قاعدة البيانات عند الحاجة للحصول على المعلومات الدقيقة والصحيحة في الوقت المناسب ما يساعد المختصين على اتخاذ القرار الصحيح المبني على معلومات موثقة.
